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Gemeinsame Dokumente erstellen mit Google Docs

Mit Google Docs kann man gemeinsam Dateien wie Tabellen, Textdokumente, Präsentationen u.a. online bearbeiten. Es können Bilder hinzugefügt und das Design angepasst werden.

  • Hauptfunktion: Gemeinsames und gleichzeitiges Arbeiten an einem Online-Dokument.
  • Anbieter/Herausgeber: Google LLC (Sitz in den USA)
  • Account/Registrierung: Um Google Docs zu nutzen, benötigt jede*r einen Google-Account. Google Docs ist kostenlos.
  • System: Das Tool kann im Browser genutzt werden, Google Docs gibt es aber auch als App für Android und iOS. Auch ohne Internetverbindung können mit der App Dokumente bearbeitet werden.

Möchte man ein Dokument unter Google Docs anlegen, benötigt man einen Google-Account. Um an einem Dokument mitzuarbeiten, ist ein Account nicht zwingend erforderlich. Man braucht dann allerdings den Freigabelinks des „Besitzers“.

Bei Google Docs gibt es verschiedene Dokument-Vorlagen, wie Lebenslauf, Projektvorschlag oder Broschüre. Das Design lässt sich aber auch darüberhinaus anpassen. Es können Links, Bilder und Zeichnungen hinzugefügt werden. Auf Dokumente kann man über den Browser oder über die App auf iOs- und Android-Geräten zugreifen. Nutzt man die App, können Änderungen sogar offline vorgenommen werden.

Das Freigeben des Dokumentes ist simpel: Durch die Eingabe der E-Mail-Adressen der anderen Nutzer*innen und den Freigabe-Button erhalten Kolleg*innen direkt eine E-Mail und eine Einladung zum Bearbeiten, Kommentieren oder Lesen des Dokumentes. Wer gerade an welcher Stelle des Dokumentes arbeitet, ist an den mit Namen versehenden Cursor-Bewegungen zu erkennen, die für alle sichtbar sind. So können in Echtzeit Bearbeitungen verfolgt werden. Man kann außerdem mit anderen Nutzer*innen chatten oder Textstellen kommentieren. Alle Änderungen am Dokument werden automatisch gespeichert, wenn eine Verbindung zum Internet besteht. Durch den Überarbeitungsverlauf können aber auch ältere Versionen eines Dokumentes angesehen werden.

Google Docs bietet weitere Zusatzfunktionen und Add Ons, die nützlich sein können. So können Word-Dateien in Google Docs konvertiert werden und andersrum. Die Chrome-Erweiterung ermöglicht das Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Microsoft-Dateien. Außerdem kann eine Google-Suche direkt in Google Docs vorgenommen werden.

Google Docs funktioniert in der Praxis sehr gut. Allerdings liegen die Dokumente auf amerikanischen Servern, weshalb sie nur bedingt dem europäischen Datenschutz unterliegen.

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