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Aufgaben festlegen und im Team aufteilen mit Trello

Trello ist ein Tool zum Projektmanagement. Projektschritte und Aufgaben werden übersichtlich in Boards, Listen und Karten festgehalten, der aktuelle Stand wird dokumentiert und Aufgaben können an einzelne Teammitglieder verteilt werden.

  • Hauptfunktion: Aufgaben verteilen und den Fortschritt für alle sichtbar machen.
  • Anbieter/Herausgeber: Atlassian (Sitz in London)
  • Account/Registrierung:Wenn man Trello nutzen möchte, muss man mit seiner E-Mail Adresse einen Account anlegen. Es gibt eine kostenfreie Lizenz, die bereits einen großen Umfang an Funktionen abdeckt. Die kostenpflichtigen Lizenzen wie Trello Gold und Trello Business Class bieten darüberhinaus u. a. die Verknüpfung mit weiteren Tools.
  • System: Trello ist browserbasiert, gibt es aber auch als App für das Web, für Android- Smartphones und Tablets sowie für iPhone und iPad.

Typisch für das Projektmanagementtool ist das Anlegen von Karten und Listen und die sehr visuelle Aufbereitung von To-Dos. Man legt einzelne Boards, zum Beispiel zu einem Projekt, an. Zu diesem Board lädt man alle ein, die daran mitarbeiten.

Jedes Boards besteht aus Listen und Karten. Eine Liste kann zum Beispiel dazu dienen, den Stand von Aufgaben im Blick zu behalten. Man könnte sie etwa mit den Bezeichnungen „Tasks“, „Doing“, „Review“ und „Done“ versehen. Die Bezeichnung und Nutzung der Listen müssen natürlich den eigenen Bedürfnissen und den Projektanforderungen entsprechen. Die Listen werden schließlich mit Karten gefüllt. Jedes Board-Mitglied kann Listen und Karten anlegen.

Eine Karte kann einer Aufgabe oder einer Idee entsprechen. Man vergibt einen Titel und eine Beschreibung. Außerdem können in jeder Karte alle Projektbeteiligten dazu kommunizieren, indem sie Kommentare hinterlassen und Anhänge darin ablegen. Nutzer*innen können Karten zugeordnet werden und man kann sie darin verlinken: So sieht man auf einen Blick, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Auf den Karten können Checklisten und Fristen angelegt werden. Die Karten können dann auf den Boards verschoben werden, um zum Beispiel deutlich zu machen, woran gearbeitet wird oder was bereits erledigt ist. Karten können außerdem mit Labels versehen werden.

Die kostenfreie Lizenz bietet eigentlich schon alle wichtigen Funktionen: Es lassen sich so viele Boards anlegen, wie man möchte und beliebig viele Nutzer*innen einladen. Mit der Gold-Version (aktuell 5,- $ pro Nutzer*in/Monat) können sogenannte „Power Ups“ genutzt werden, dazu gehören Kalender, Aktivitätsansicht und Abstimmung, es lassen sich aber auch andere Apps wie Slack oder Google Drive integrieren. Außerdem erhält man mit Gold benutzerdefinierte Hintergründe, Emojis und Sticker. Mit der Trello Business Class Lizenz, die 9,99$ pro Monat und Benutzer kostet, lassen sich alle wichtigen Tools in Trello einbinden, sodass alle Dienste, die genutzt werden, direkt über die Trello-Website erreichbar sind. Die Funktionen von Trello gehen über Aufgabenzuteilungen hinaus, indem sie es ermöglichen miteinander zu kommunizieren und Informationen und Dateien auszutauschen. Außerdem lassen sich Sicherheitseinstellungen vornehmen.

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