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Aufgaben festlegen und im Team aufteilen mit Trello

Trello ist ein Tool zum Projektmanagement. Projektschritte und Aufgaben werden übersichtlich in Boards, Listen und Karten festgehalten, der aktuelle Stand wird dokumentiert und Aufgaben können an einzelne Teammitglieder verteilt werden.

  • Hauptfunktion: Aufgaben verteilen und den Fortschritt für alle sichtbar machen.
  • Anbieter/Herausgeber: Atlassian (Sitz in London/UK)
  • Account/Registrierung: Wenn man Trello nutzen möchte, muss man mit seiner E-Mail-Adresse einen Account anlegen. Es gibt eine kostenfreie Lizenz, die bereits einen großen Umfang an Funktionen abdeckt. Die kostenpflichtigen Lizenzen bieten darüberhinaus u. a. die Verknüpfung mit anderen Tools.
  • System: Trello ist browserbasiert, gibt es aber auch als App für das Web, für Android- Smartphones und Tablets sowie für iPhone und iPad.

Typisch für das Projektmanagementtool ist das Anlegen von Karten und Listen und die sehr visuelle Aufbereitung von To-Dos. Man legt einzelne Boards, zum Beispiel zu einem Projekt, an. Zu diesem Board lädt man alle ein, die daran mitarbeiten (sollen).

Jedes Boards besteht aus Listen und Karten. Eine Liste kann zum Beispiel dazu dienen, den Stand von Aufgaben im Blick zu behalten. Man könnte sie etwa mit den Bezeichnungen „Tasks“, „Doing“, „Review“ und „Done“ versehen. Die Bezeichnung und Nutzung der Listen müssen natürlich den eigenen Bedürfnissen und den Projektanforderungen entsprechen. Die Listen werden schließlich mit Karten gefüllt. Jedes Board-Mitglied kann Listen und Karten anlegen.

Eine Karte kann einer Aufgabe oder einer Idee entsprechen. Man vergibt einen Titel und eine Beschreibung. Außerdem können in jeder Karte alle Projektbeteiligten dazu kommunizieren, indem sie Kommentare hinterlassen und Anhänge darin ablegen. Nutzer*innen können Karten zugeordnet werden und man kann sie darin verlinken: So sieht man auf einen Blick, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Auf den Karten können Checklisten und Fristen angelegt werden. Die Karten können dann auf den Boards verschoben werden, um zum Beispiel deutlich zu machen, woran gearbeitet wird oder was bereits erledigt ist. Karten können außerdem mit Labels versehen werden.

Die kostenfreie Lizenz bietet eigentlich schon alle wichtigen Funktionen: Es lassen sich individuell so viele Boards anlegen, wie man möchte. Teamboard, zu denen beliebig viele Nutzer*innen einladen lassen, sind auf 10 beschränkt. Mit der Trello Business Class Lizenz (für 9,99 $ pro Monat und Benutzer*in) lassen sich beliebig viele Tools einbinden, wie Evernote, Google Drive oder Dropbox. Es können Dateien bis zu einer Größe von 250 MB angehängt werden und man kann Einstellungen zur Sicherheit vornehmen. Außerdem erhält man benutzerdefinierte Hintergründe, Emojis und Sticker. Die Trello Enterprise Lizenz (für 20,83 $ pro Monat und Nutzer*in) umfasst zusätzlich eine zwei-Faktor-Authentifzierung, eine individuelle Unterstützung bei der Einführung in die Übernahme, Migration und Ausführung verschiedener Unterlagen sowie einen Premium-Support per E-Mail und Telefon.

 

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